Você trabalha durante semanas organizando uma viagem, consegue preencher boa parte do ônibus, acompanha os passageiros e faz o passeio acontecer como planejado.
Mas, quando chega o momento de fechar as contas, surge uma pergunta desconfortável:
Para onde foi o dinheiro?
Essa situação é mais comum do que parece entre agências de excursão, organizadores de viagens em grupo e guias independentes.
Muitas vezes, o problema não está na quantidade de vendas. Ele começa antes da primeira reserva, na formação do preço do pacote.
Quando os custos são calculados de cabeça, ficam espalhados em conversas ou são registrados em planilhas diferentes, algumas despesas podem passar despercebidas. Uma taxa de pagamento esquecida, um estacionamento não previsto ou um serviço adicional contratado de última hora já pode comprometer o resultado da viagem.
Neste artigo, você vai aprender um processo prático para calcular o preço de uma excursão, descobrir quantos passageiros precisa vender e acompanhar se o pacote realmente deu lucro.
Por que copiar o preço do concorrente é um erro?
Imagine que outra agência esteja cobrando R$ 250 por um bate-volta para a praia.
Para tentar atrair mais passageiros, você decide cobrar R$ 240.
À primeira vista, parece uma boa estratégia. Afinal, seu pacote ficou mais barato.
O problema é que você não conhece a estrutura de custos do concorrente.
Talvez ele tenha conseguido um valor melhor no fretamento. Talvez o veículo seja próprio. Talvez os ingressos não estejam incluídos. Também pode existir uma diferença na alimentação, no serviço oferecido ou na quantidade mínima de passageiros considerada no cálculo.
Por isso, um preço que funciona para outra agência pode gerar prejuízo na sua operação.
A concorrência pode ajudar você a entender o mercado, mas não deve ser a base principal da precificação.
O preço da sua excursão precisa partir dos seus próprios custos.
O que deve entrar no preço de uma excursão?
Para formar o preço corretamente, é importante separar as despesas em três grupos:
custos fixos do negócio;
custos fixos da viagem;
custos variáveis por passageiro.
Essa divisão ajuda a entender quanto custa colocar a excursão na estrada e quanto cada nova pessoa acrescenta ao custo total.
1. Levante os custos fixos do negócio
Os custos fixos do negócio existem mesmo quando nenhuma excursão está acontecendo.
Entre eles, podem estar:
impostos e taxas do negócio;
internet e telefone;
sistemas de gestão;
hospedagem e manutenção do site;
ferramentas de trabalho;
contabilidade;
aluguel ou despesas do escritório, quando houver;
investimentos recorrentes em marketing.
Esses gastos não precisam ser lançados integralmente em uma única excursão. Eles podem ser rateados entre as viagens realizadas no mês ou em determinado período.
Exemplo
Imagine que seus custos fixos mensais sejam de R$ 1.200 e que você normalmente organize quatro excursões por mês.
Uma forma simples de ratear esse valor seria:
R$ 1.200 ÷ 4 viagens = R$ 300 por excursão
Nesse exemplo, cada pacote precisaria absorver R$ 300 dos custos gerais do negócio.
O método de rateio pode variar conforme a operação. Viagens maiores ou mais complexas podem receber uma parcela maior dos custos. O importante é não ignorar essas despesas.
2. Some os custos fixos da viagem
Os custos fixos da viagem são aqueles que não mudam diretamente conforme a quantidade de passageiros.
Por exemplo:
fretamento do ônibus ou da van;
diária do motorista;
contratação de guia local por valor fechado;
estacionamento do veículo;
materiais de divulgação específicos;
aluguel de equipamentos;
taxas fixas de reserva;
sua diária como organizador ou guia.
Aqui existe um ponto importante:
o pagamento pelo seu trabalho deve entrar como custo da viagem.
O lucro da empresa não é a mesma coisa que a remuneração pelo seu trabalho.
Se você acompanha a excursão, organiza passageiros, resolve problemas, atende clientes e coordena fornecedores, essa atividade possui valor. Deixar sua própria diária fora da conta cria a impressão de lucro, quando, na prática, você pode estar trabalhando de graça.
3. Calcule os custos variáveis por passageiro
Os custos variáveis aumentam conforme novas pessoas entram na viagem.
Podem incluir:
ingresso de atrações;
alimentação;
hospedagem;
seguro contratado para o passageiro;
kit de viagem;
pulseira de identificação;
passeio opcional incluído no pacote;
taxas cobradas por pessoa;
taxa de processamento do pagamento;
brindes ou materiais individuais.
Também devem ser considerados os custos de cortesias.
Se o motorista, o guia ou um acompanhante ocupar uma vaga e consumir alimentação ou hospedagem, essa despesa precisa aparecer no cálculo, mesmo que essa pessoa não seja pagante.
Atenção às taxas de pagamento
Quando a venda é feita por cartão, Pix, boleto ou plataforma de pagamento, podem existir taxas fixas ou percentuais.
Essas taxas reduzem o valor líquido recebido pela agência.
Por isso, não basta considerar apenas o valor exibido para o passageiro. É necessário observar quanto realmente ficará disponível depois dos custos financeiros e dos impostos aplicáveis à sua empresa.
4. Defina uma ocupação realista
Um erro frequente é dividir os custos pelo número total de poltronas do veículo.
Imagine que o fretamento de um ônibus custe R$ 3.000 e ele tenha 40 lugares.
Dividindo o custo por todas as poltronas:
R$ 3.000 ÷ 40 = R$ 75 por pessoa
Essa conta só funciona se todos os 40 lugares forem vendidos.
Caso apenas 30 passageiros participem:
R$ 3.000 ÷ 30 = R$ 100 por pessoa
A diferença é de R$ 25 por passageiro somente no custo do transporte.
Por isso, o preço deve ser calculado com uma estimativa realista de ocupação, e não necessariamente com a capacidade máxima.
Você pode analisar o histórico das suas viagens e responder:
Quantas vagas normalmente são vendidas?
Quantos cancelamentos costumam acontecer?
Existe muita procura de última hora?
Quantas vagas precisam ser reservadas para equipe ou cortesias?
Qual é o mínimo de passageiros necessário para confirmar a saída?
Quanto mais realista for essa estimativa, menor será o risco de formar um preço que só funciona com o ônibus completamente lotado.
5. Calcule o ponto de equilíbrio
O ponto de equilíbrio representa a quantidade mínima de passageiros pagantes necessária para que a receita cubra os custos da viagem.
Para fazer esse cálculo, primeiro descubra quanto sobra de cada venda depois dos custos variáveis daquele passageiro.
Esse valor é chamado de margem de contribuição.
Fórmula da margem de contribuição
Margem de contribuição por passageiro = preço da viagem − custos variáveis por passageiro
Depois, utilize:
Ponto de equilíbrio = custos fixos da viagem ÷ margem de contribuição por passageiro
Exemplo prático
Considere uma excursão com os seguintes números:
preço por passageiro: R$ 250;
custo variável por passageiro: R$ 70;
custos fixos da viagem: R$ 4.500.
Primeiro, calculamos a margem de contribuição:
R$ 250 − R$ 70 = R$ 180
Cada passageiro contribui com R$ 180 para cobrir os custos fixos e, depois, formar o lucro.
Agora calculamos o ponto de equilíbrio:
R$ 4.500 ÷ R$ 180 = 25 passageiros
Nesse cenário, são necessários 25 passageiros pagantes para cobrir os custos previstos.
A partir do 26º passageiro, cada nova venda passa a contribuir para o lucro, descontando os custos variáveis gerados por essa pessoa.
Isso não significa que todo o valor da nova venda vira lucro. Alimentação, ingresso, hospedagem e taxas individuais continuam existindo.
6. Adicione a margem de lucro
Depois de calcular os custos e o ponto de equilíbrio, é necessário definir quanto a empresa pretende ganhar com aquela operação.
O lucro ajuda a:
formar uma reserva para imprevistos;
investir em novos roteiros;
melhorar o atendimento;
financiar ações de divulgação;
substituir equipamentos;
manter a empresa funcionando em períodos de menor movimento.
Não existe uma margem ideal que funcione para todas as excursões.
Ela depende de fatores como:
risco da operação;
destino;
antecedência das contratações;
possibilidade de aumento dos custos;
quantidade esperada de passageiros;
complexidade do roteiro;
posicionamento da agência;
condições do mercado.
Cuidado com a diferença entre acréscimo e margem
Adicionar 20% sobre o custo não significa necessariamente ter uma margem de lucro de 20% sobre o preço final.
Veja este exemplo:
custo total por passageiro: R$ 100;
acréscimo de 20%: R$ 20;
preço de venda: R$ 120.
O lucro de R$ 20 representa aproximadamente 16,67% do preço final, e não 20%.
Para calcular um preço com determinada margem sobre o valor final, pode ser utilizada a fórmula:
Preço de venda = custo ÷ (1 − margem desejada)
Para uma margem de 20%:
R$ 100 ÷ (1 − 0,20) = R$ 125
Nesse exemplo, um preço de R$ 125 gera uma margem de R$ 25, equivalente a 20% do valor cobrado.
Esse cálculo ainda precisa considerar taxas percentuais, impostos e outras despesas da operação.
Exemplo completo de precificação
Considere uma excursão com os seguintes custos fixos:
ônibus: R$ 3.500;
guia local: R$ 500;
diária do organizador: R$ 400;
estacionamento e pedágios: R$ 300;
parcela dos custos fixos do negócio: R$ 300.
Total de custos fixos: R$ 5.000
Agora considere os custos por passageiro:
ingresso: R$ 40;
alimentação: R$ 35;
kit de viagem: R$ 10;
outras despesas individuais: R$ 15.
Custo variável por passageiro: R$ 100
Se a previsão realista for de 30 passageiros, o custo total estimado será:
R$ 5.000 + (30 × R$ 100) = R$ 8.000
O custo médio por passageiro será:
R$ 8.000 ÷ 30 = R$ 266,67
Esse valor ainda não inclui a margem de lucro nem possíveis taxas percentuais de pagamento.
Caso a empresa deseje uma margem de 20% sobre o preço final, antes das demais taxas, o cálculo seria:
R$ 266,67 ÷ (1 − 0,20) = R$ 333,34
Esse exemplo não representa uma recomendação universal de preço ou margem. Ele serve apenas para mostrar como cada parte da conta influencia o valor final.
Faça uma reserva para imprevistos
Nem todos os custos podem ser previstos com exatidão.
Durante a operação, podem surgir situações como:
alteração no preço de um fornecedor;
estacionamento não previsto;
mudança no roteiro;
necessidade de contratar outro veículo;
alimentação adicional;
despesas emergenciais;
variação na quantidade de passageiros.
Por isso, pode ser prudente incluir uma reserva de contingência na formação do preço.
O percentual ou valor dessa reserva dependerá do risco de cada viagem. Quanto mais complexa for a operação, maior pode ser a necessidade de proteção.
Caso a reserva não seja utilizada, ela pode contribuir para o resultado da excursão.
Onde muitas agências perdem dinheiro
Conhecer a fórmula é importante. Manter os dados atualizados durante a operação é ainda mais.
Uma excursão pode ter sido bem precificada no início e mesmo assim terminar com resultado abaixo do esperado quando:
um fornecedor aumenta o preço;
uma despesa não é registrada;
passageiros recebem descontos sem controle;
taxas de pagamento são esquecidas;
opcionais são cobrados com valores incorretos;
pagamentos pendentes não são acompanhados;
custos de diferentes viagens são misturados;
retiradas pessoais são confundidas com despesas da empresa.
Quando as informações ficam espalhadas entre caderno, planilhas, comprovantes e conversas no WhatsApp, o fechamento se torna mais difícil.
O problema não está necessariamente em usar uma planilha ou um caderno. Essas ferramentas podem funcionar em operações menores.
A dificuldade aparece quando o volume de viagens, passageiros, cobranças e fornecedores cresce e o controle começa a depender exclusivamente da memória do organizador.
Acompanhe o resultado de cada excursão
Precificar corretamente é o primeiro passo.
Depois que as vendas começam, os custos precisam continuar sendo acompanhados.
No Avoei, os custos e os valores arrecadados podem ser relacionados ao pacote correspondente. Com isso, a agência consegue visualizar:
o custo total da viagem;
o valor arrecadado;
o lucro ou prejuízo do pacote.
O resultado é atualizado conforme as informações financeiras são registradas.
Isso permite analisar cada excursão separadamente, em vez de observar apenas o saldo geral da empresa.
Uma viagem lucrativa pode esconder o prejuízo de outra quando todo o dinheiro é analisado em conjunto. Ao separar os resultados, fica mais fácil identificar quais roteiros funcionam melhor e quais precisam ter seus preços ou custos revistos.
Organize os custos dos fornecedores
O Avoei também permite cadastrar fornecedores e seus serviços.
É possível registrar preços com diferentes formas de cálculo, como:
valor fixo;
por pessoa;
por dia;
por pessoa por dia;
por unidade;
por pessoa por unidade.
Assim, serviços recorrentes de hotéis, transportadoras, guias e outros parceiros podem ser reaproveitados no lançamento dos custos de novas viagens.
Isso reduz a necessidade de redigitar as mesmas informações e ajuda a manter os custos ligados ao pacote correto.
Acompanhe vendas, pagamentos e parcelas
As vendas realizadas pelo site ou registradas manualmente ficam organizadas no extrato de transações.
Quando existe parcelamento, o acompanhamento pode ser feito parcela a parcela.
Isso facilita a identificação de pagamentos pendentes antes da data da viagem, sem depender apenas da conferência de comprovantes em diferentes conversas.
Quando a integração com o Asaas está configurada, a agência pode disponibilizar pagamentos por Pix, boleto e cartão de crédito, conforme as condições configuradas no gateway.
O Avoei possui uma taxa de 2% sobre os pagamentos processados online. Essa despesa deve ser considerada na precificação das vendas realizadas por esse fluxo.
Cadastre o pacote com as informações comerciais organizadas
Ao criar uma viagem no Avoei, é possível registrar:
preço;
limite de vagas;
datas;
descrição;
itens inclusos;
itens não inclusos;
roteiro dia a dia;
passeios opcionais vendidos separadamente.
Quando o limite de vagas é atingido, novas vendas são bloqueadas automaticamente.
Essas informações também podem ser apresentadas na loja online da agência, com sua identidade visual.
A agência pode começar apresentando as viagens no site e direcionando o passageiro para o WhatsApp. Depois, caso queira, pode configurar o gateway para permitir vendas automáticas.
Precificar bem também é valorizar seu trabalho
O preço de uma excursão não deve ser apenas suficiente para pagar o ônibus, o hotel e os ingressos.
Ele também precisa remunerar quem organiza a operação e deixar um resultado para a empresa.
Quando todos os custos são registrados, a ocupação é estimada de forma realista e o resultado é acompanhado por viagem, as decisões deixam de depender apenas da sensação de que “entrou bastante dinheiro”.
Você passa a ter mais clareza para responder:
Quantos passageiros preciso vender?
Qual é o menor preço que posso praticar?
Posso conceder um desconto?
Essa excursão realmente deu lucro?
Vale a pena repetir esse roteiro?
Qual custo precisa ser renegociado?
Esse controle não elimina os riscos de uma operação turística, mas ajuda a tomar decisões com informações mais organizadas.
Conheça o Avoei
O Avoei é um sistema de gestão desenvolvido para agências de excursão, organizadores de viagens em grupo e guias turísticos independentes.
Com ele, você pode organizar viagens, passageiros, vagas, vendas, pagamentos, fornecedores e o resultado financeiro de cada pacote em um só lugar.
Os planos começam em R$ 29 por mês e possuem as mesmas funcionalidades, sem limite de viagens ou clientes.
Você pode testar o sistema gratuitamente por 30 dias, sem cadastrar cartão de crédito.
Organize sua próxima viagem com mais clareza e acompanhe quanto realmente sobrou no final.
